Phạm vi: đây là khung lập danh mục và bảo quản. Nội dung báo cũ vẫn thuộc quyền của chủ sở hữu tương ứng; việc số hóa không tự tạo quyền xuất bản lại.
Chụp thông tin nhận dạng trước
Ghi tên ấn phẩm, số báo, ngày phát hành, giá bìa, nơi in và tổng số trang nếu còn đủ. Chụp bìa, trang thông tin xuất bản và các trang bị rách trước khi xử lý để có hồ sơ tình trạng ban đầu.
Đặt mã cho từng tờ và từng trang
Một mã ổn định nên gồm tên bộ sưu tập, năm, số báo và số trang. Không dùng riêng tiêu đề bài làm tên tệp vì tiêu đề có thể lặp. Trang gấp đôi cần ghi trật tự trái-phải để khi ghép không đảo nội dung.
OCR chỉ là bản hỗ trợ tìm kiếm
Giấy ngả màu, phông chữ nhỏ và cột báo làm nhận dạng ký tự dễ sai tên riêng hoặc tỷ số. Bản OCR phải liên kết với ảnh trang gốc và có trạng thái chưa soát hoặc đã soát. Khi trích dẫn, đối chiếu trực tiếp hình trang.
Lập mục lục theo dữ kiện có trên trang
Mục lục ghi tiêu đề, tác giả nếu có, trang, đội bóng và giải đấu được nhắc đến. Không bổ sung ngày sự kiện từ trí nhớ vào trường ngày phát hành. Ghi chú biên tập có thể thêm riêng và phải mang ngày tạo.
Quản lý quyền và bản sao
Kho riêng có thể lưu bản bảo quản chất lượng cao; bản công khai chỉ dùng khi có căn cứ quyền phù hợp. NamHai97 ưu tiên mô tả thư mục và trích dẫn ngắn, đồng thời ghi nơi đang giữ bản giấy để người khác có thể kiểm tra.